Ostatnia aktualizacja artykułu 2020/11/12

Chcesz wysłać kopertę z dokumentami? Będzie to podanie na studia, umowa dla Twojego kontrahenta, kopia faktury, a może po prostu list do członka rodziny? Dokumenty nadasz wygodnie nie tylko pocztą, ale też kurierem w ramach przesyłki kopertowej. W każdym przypadku ważna jest świadomość tego, co można, a czego nie należy wysyłać w kopercie.

Czym jest przesyłka kopertowa?

Przesyłka kopertowa (DOX) jak sama nazwa wskazuje, jest przesyłką, która dociera do odbiorcy w kopercie standardowej, bąbelkowej lub specjalnej (bezpiecznej), a czasami nawet w foliopaku kurierskim. Z uwagi na budowę oraz wielkość koperty, można nią przesyłać tylko dokumenty i niewielkie przedmioty. Przesyłka kopertowa może mieć wagę do 0,5 kg i maksymalny rozmiar A4.

Przesyłka kopertowa jest doręczana w trybie standardowym (do 2 dni roboczych) lub nawet następnego dnia roboczego czy do konkretnej godziny. Istnieje też możliwość wyboru doręczenia koperty do rąk własnych odbiorcy, a także zamówienie usługi „Dokumenty zwrotne” (inaczej ROD) polegającej na zwrocie do nadawcy dokumentów dołączonych do przesyłki. Taką usługę wybiera się zwykle w momencie, kiedy przesyłamy np. umowę do podpisania i po jej zatwierdzeniu chcemy otrzymać dokument z powrotem bez potrzeby jego ponownego adresowania. Zwrot dokumentów znajdujących się w przesyłce kopertowej jest w takiej usłudze realizowany w cyklu tygodniowym.

Jaki jest termin doręczenia przesyłki kopertowej?

Dokumenty w kopercie są doręczane zwykle w takim samym terminie jak każda inna przesyłka. Firmy kurierskie zazwyczaj gwarantują przewóz dokumentów w terminie do 2 dni roboczych, ale w ramach usługi dodatkowej można wybrać ekspresową dostawę już kolejnego dnia roboczego,  doręczenie do konkretnej godziny, np. do 9.00 lub do 12.00.lub odesłanie dokumentów na adres nadawcy.

Co można nadać przesyłką kopertową?

Zastanawiasz się jak nadać list kurierem, żeby było to zgodne z obowiązującymi w danej firmie przepisami? Najlepiej wcześniej zapoznać się z regulaminem świadczenia usług, ale są pewne ogólne zalecenia. Przede wszystkim w przesyłce kopertowej możesz nadać różnego rodzaju dokumenty, ale też drobne przedmioty o niewielkiej wartości. Koperta może być wykorzystana do wysyłki listu, widokówki, zaproszenia na ślub, książek, czasopism, ulotek, folderów i artykułów papierniczych. Przed nadaniem listu upewnij się, że wybrana firma nie wyłącza z przewozu przedmiotu, który chcesz wysłać. 

Czego nie można nadać przesyłką kopertową?

W kopercie można wysłać tylko dozwolone przez daną firmę dokumenty. Część kurierów wyłącza z dostawy dokumenty przetargowe, papiery wartościowe (akcje, bony skarbowe, czeki, obligacje, weksle), winiety, dokumenty tożsamości, wypowiedzenia umów itp. Przed wysyłką musisz się zapoznać z przedmiotami wyłączonymi z przewozu w wybranej firmie i upewnić, czy na pewno nie nadajesz czegoś, co jest zabronione, a tym samym czegoś, za co przewoźnik absolutnie nie weźmie odpowiedzialności. Jeśli w przesyłce znajdą się dokumenty wyłączone z przewozu, a koperta nie zostanie doręczona na czas lub zaginie, nadawca nie może domagać się odszkodowania.

Ponadto w kopercie nie można wysłać przedmiotów, które przekroczą wagę 0,5 kg, bez względu na to, jaki będą miały charakter. O ile jedna cienka książka zwykle może być wysłana w kopercie, o tyle dwie lub więcej prawdopodobnie zostaną już zakwalifikowane jako paczka kurierska.

Jak wysłać kopertę kurierem?

Kopertę z dokumentami możesz nadać w wybranym punkcie nadań w swojej miejscowości lub zlecić wysyłkę przez internet i zamówić kuriera do domu. W pierwszym przypadku nadawanie koperty będzie miało miejsce w całości w punkcie nadań, ale nie zawsze będzie to wygodne czy możliwe. Kiedy czas nagli, a dokumenty muszą trafić do odbiorcy jak najszybciej, najlepiej skorzystać z możliwości nadania online. W tym celu należy się zarejestrować i zalogować w serwisie Furgonetka, a następnie wypełnić formularz nadania zaznaczając w nim opcję przesyłki kopertowej. W formularzu podasz dane nadawcy i odbiorcy listu, a także szczegółowe wymagania dotyczące doręczenia (np. podjazd kuriera, samodzielne dostarczenie do punktu, doręczenie w sobotę) i zapłacisz za nadanie z konta prepaid w serwisie lub za pośrednictwem szybkich przelewów. Gotową kopertę wystarczy przekazać kurierowi lub samodzielnie dostarczyć do wybranej placówki nadań.

O czym jeszcze należy pamiętać?

Rodzaj wybranej koperty musisz dostosować do planowanej zawartości przesyłki. Jeśli będą to tylko dokumenty, wystarczy standardowa koperta w rozmiarze A4 lub C6, a jeśli wysyłasz książkę lub inny drobny przedmiot, lepiej zastosować kopertę bąbelkową.

Ważne jest też zachowanie odpowiedniego terminu wysyłki dokumentu. W przypadku wielu spraw urzędowych obowiązują zasady zachowania konkretnych terminów odwołań, potwierdzeń czy uzupełniania dokumentacji. Podpisane umowy lub odstąpienia od umów zakupu należy przesłać np. w terminie do 14 dni roboczych, a wtedy istotny jest moment nadania przesyłki, gdyż dla zachowania terminu liczy się data stempla pocztowego. 

Źródło zdjęcia głównego: Depositphotos